Kota Bandung, 3 November 2026 – Mahasiswa Program Studi Perpustakaan dan Sains Informasi Universitas Pendidikan Indonesia (UPI) menyelenggarakan kegiatan pembelajaran praktik mengenai pengolahan aset digital sebagai bagian dari mata kuliah Manajemen Aset Digital yang diampu oleh Dr. Angga Hadiapurwa, M.I.KOM. dan Yayu Wulandari, M.I.KOM dengan melibatkan Perpustakaan UPI. Kegiatan ini diselenggarakan pada Selasa, 3 November 2026, bertempat di Ruang Auditorium Lantai 4 Perpustakaan UPI dengan menghadirkan dua pemateri, yaitu Ibu Lisna Nurhalisma, SPd. dan Ibu Rizki Melinda Sari, S.S.I., yang memberikan penjelasan sekaligus pendampingan dalam kegiatan praktik kepada mahasiswa.
Mahasiswa terlebih dahulu mendapatkan penjelasan mengenai bagaimana proses digitalisasi di Perpustakaan UPI diawali dengan menentukan bahan perpustakaan yang akan dialihmediakan, persiapan fisik & alih media, pengolahan data dan penyuntingan, hingga tahap akhir berupa pengatalogan & publikasi. Pada tahap persiapan fisik dan alih media, petugas terlebih dahulu mencari dan mendata bahan perpustakaan yang akan didigitalisasi. Kondisi fisik dokumennya kemudian diperiksa, dilepaskan dari jilidnya, lalu dipotong dan dipindai. Setelah pemindaian selesai, dokumen fisiknya akan diarsipkan kembali dan setiap tahapan yang dilakukan juga dilengkapi dengan keterangan operator yang bertanggung jawab atas proses tersebut. File hasil pemindaiannya akan memasuki tahap pengolahan data dan penyuntingan.
Setelah memahami alur proses digitalisasi, mahasiswa mendapatkan penjelasan mengenai standar pengolahan aset digital yang diterapkan oleh Perpustakaan UPI, khususnya untuk karya ilmiah berupa skripsi, tesis, dan disertasi. Penjelasannya mencakup tata cara penamaan berkas, pemisahan dokumen yang dibagi menjadi beberapa bagian, dan mempelajari ketentuan pemberian footer pada dokumen hasil pemindaian, termasuk format penulisan dan penerapannya pada bagian dokumen tertentu. Ketentuan penulisan footer mengacu pada panduan yang telah ditetapkan oleh Perpustakaan UPI, seperti pada dokumen digital seperti skripsi, tesis, dan disertasi khususnya untuk file Chapter 1-6 dan Appendix footer menggunakan font Trebuchet MS ukuran 9, cetak tebal, dan rata kiri. Untuk struktur penulisannya mencakup nama lengkap penulis dan tahun terbit, judul utama dengan huruf kapital dan cetak miring (italic), serta identitas Universitas Pendidikan Indonesia, repository.upi.edu, dan perpustakaan.upi.edu. Mahasiswa kemudian melakukan praktik penambahan footer pada dokumen skripsi menggunakan Microsoft Edge melalui fitur penyuntingan PDF.
Setelah melakukan penyuntingan dokumen, mahasiswa melakukan praktik pengunggahan dengan mengakses laman repositori UPI dan masuk menggunakan username dan password yang telah diberikan. Setelah berhasil masuk, mahasiswa memilih New Item dan jenis dokumen Thesis. Berkas skripsi kemudian diunggah satu per satu melalui fitur Choose File. Mahasiswa mengisi detail dan metadata skripsi, mulai dari judul, abstrak, jenis serta nama tesis, hingga identitas penulis dan dosen pembimbing. Informasi tersebut dilengkapi melalui kolom Creators dan Contributors dan mengisi informasi program studi, tanggal sidang, institusi, kata kunci. Selain itu, mahasiswa juga mempelajari mengenai pengaturan visibility untuk menentukan hak akses terhadap setiap bagian dokumen Pada praktik tersebut, bab 2, Bab 4, dan Appendix diatur dengan status Restricted to Library Staff, sehingga hanya bisa diakses oleh staf perpustakaan, sedangkan bagian dokumen lainnya bisa diakses oleh pengguna dan mengikuti ketentuan akses yang berlaku pada repositori UPI. Hasil pengunggahan kemudian diperiksa oleh pemateri untuk memastikan kesesuaian berkas, kelengkapan metadata, dan pengaturan akses dokumen yang telah ditetapkan. Melalui kegiatan praktik ini, mahasiswa memperoleh gambaran mengenai proses pengelolaan aset digital, mulai dari penyiapan dokumen, pengisian metadata, pengaturan hak akses, hingga aset digital tersebut diunggah ke laman repositori. Keberadaan repositori institusi menjadi salah satu bentuk upaya perpustakaan dalam menyediakan akses terhadap karya ilmiah dan penyebarluasan pengetahuan di lingkungan akademik.
Kegiatan praktik ini memiliki keterkaitan dengan Tujuan Pembangunan Berkalanjutan atau Sustainable Development Goals (SDGs) 4 yaitu Pendidikan Berkualitas karena pengelolaan repositori membantu menyediakan sumber pengetahuan yang dapat dimanfaatkan untuk pembelajaran dan penelitian. Selain itu, kegiatan ini mendukung SDGs 9 yaitu Industri, Inovasi, dan Infrastruktur melalui pemanfaatan teknologi dalam proses digitalisasi dan pengembangan layanan yang ada di perpustakaan. Digitalisasi yang dilakukan juga memiliki manfaat untuk kedepannya karena salinan digital yang dikelola oleh Perpustakaan UPI dapat menjadi salah satu bentuk pelestarian informasi, sehingga isi karya ilmiah tetap tersimpan, dapat dimanfaatkan, dan aksesibel meskipun koleksi fisiknya mengalami kerusakan atau hilang. Melalui praktik di Perpustakaan UPI, mahasiswa dapat memahami pentingnya pengelolaan aset digital, tidak hanya untuk memudahkan temu balik informasi, namun juga untuk menjaga pengetahuan yang tersimpan tetap dapat aksesibel dan dimanfaatkan.